Online Buchbarkeit – welche Begriffe sind zentral? Verwenden Sie unser Begriffslexikon. Neun Fachbegriffe, schon blicken Sie durch.
Online Buchbarkeit, logisch. Nur, wo fange ich an? Ist das Ihre Frage? Unser Tipp: Beginnen Sie mit der Sprache. Mit den Fachbegriffen, die man kennt und doch nie weiß. Die angeblich alles klar machen, aber zwischen Laien und Profis nicht immer klar sind. Wir haben ein Begriffslexikon für Sie zusammengestellt. Hier finden Sie die neun Begriffe, die Sie kennen müssen, um das Beste für Ihren Betrieb herauszuholen. Schnell nachsehen, richtig einsetzen, verstehen, welche Tools in Ihrem Unterkunftsbetrieb wirklich gebraucht werden – und welche nicht. Damit Sie sich sicher fühlen und sich mit Systemanbietern auf Augenhöhe treffen. Weil Sie die gleiche Sprache sprechen.
So nutzen Sie unser Begriffslexikon. Wir simulieren einen Buchungsvorgang und schauen ins Innere der Maschine. Welche Tools und welche Funktionen spielen zusammen, damit ein Zimmer in Ihrem Unterkunftsbetrieb als online gebucht aufscheint? Alles beginnt beim Buchungswidget und endet mit Conversion.
Buchungswidget:
Dieses Hilfsprogramm wird in die Website Ihres Unterkunftsbetriebs eingebaut. Sichtbar wird es als Buchungsmaske, auf der Reisende in wenigen Schritten ein Zimmer in Ihrem Betrieb buchen. Achten Sie darauf, dass das Buchungswidget farblich und grafisch auf die Website abgestimmt ist und in „responsive design“ programmiert wird, d. h. sich optimal an die Bildschirmgröße von Smartphone, Tablet, Laptop anpasst. Mit dem Buchungswidget wird ein Zimmer direkt und provisionsfrei auf Ihrer Betriebswebsite reserviert.
Buchungssystem, auch Buchungsmaschine:
Im Buchungssystem werden die Online-Reservierungen erfasst und verarbeitet, es beinhaltet eine Buchungsstrecke, sprich die einzelnen Schritte des Buchungsvorgangs. Das Buchungssystem ist im Hintergrund mit dem Backend (= Datenverwaltungsprogramm) Ihres Betriebs verknüpft. Das Buchungssystem veranschaulicht den Usern in Echtzeit Verfügbarkeiten, Preise, Zimmerauswahl, Zusatzleistungen. Buchungs- und Stornierungsdaten werden laufend aktualisiert. Bestätigungsmails werden automatisch versendet. Ausbaufähig: Buchungssysteme können in Buchungsportalen, Betriebswebsites und Social Media Kanälen integriert sein.
Backend, auch Datenpflegesystem:
Bezeichnet das Datenverwaltungsprogramm im Hintergrund. Hier werden die für die Online Buchung relevanten Daten eingepflegt. Hier greifen Sie auch auf die Buchungsdaten zu und verwalten diese. Verwenden Sie für die Datenpflege ein eigenes Datenverwaltungsprogramm oder synchronisieren Sie die Daten aus dem betriebseigenen PMS. Ist Ihr Haus über ein Buchungsportal online buchbar, stellt Ihnen das Portal häufig ein Datenpflegesystem zur Verfügung. Gut gepflegte Daten sind die Voraussetzung für die korrekte digitale Verarbeitung dieser Daten und für die richtige Darstellung in den verschiedenen Ausgabesystemen (Buchungswidget und Portale). Achten Sie darauf, dass die für Buchungswillige sichtbaren Preise, Verfügbarkeiten, Ausstattungsmerkmale, Bilder etc. immer aktuell sind. Hochwertige Daten vermitteln Kompetenz und Professionalität, sie schützen vor Reklamationen und schlechten Bewertungen.
PMS (engl. für Property Management System), auch Gästeverwaltungsprogramm:
Das ist Ihr digitales Cockpit, eine umfassende Software, mit der Sie flexibel und sicher u. a. Buchungsdaten, Gästedaten, Rechnungsdaten verwalten und mit anderen Systemen austauschen, Planungstools nutzen und Statistik-Reports erstellen. Aktuelle Programme erlauben die Synchronisierung mit Buchungssystemen und einem Channel Manager; über Schnittstellen erfolgt so automatisch und in Echtzeit ein Datentransfer mit dem Buchungswidget auf der Betriebswebsite und mit angebundenen Buchungsportalen.
Datensynchronisierung:
Ist das A & O der Online Buchbarkeit. Digitale Buchungen funktionieren, wenn Daten wie Kalender, Zimmerdetails, Preise etc. gepflegt und in Echtzeit synchronisiert werden. Ein automatisierter Datenfluss garantiert, dass die ausgespielten Daten in allen Buchungskanälen (z. B. Website, Buchungsportal, Social Media Profil) gleichzeitig aktuell und korrekt sind. Schnittstellen bilden die Voraussetzung für korrekte Datensynchronisierung; sie sind so etwas wie der Grenzübergang für Daten. Über eine Schnittstelle werden z. B. Verfügbarkeiten, Zimmerpreise und Zusatzleistungen direkt aus dem Backend an das Buchungswidget, ein regionales Buchungsportal wie suedtirol.info oder Booking Südtirol und/oder an Regionen- und Angebotswebsites übertragen. Schnittstellen machen also den synchronisierten Datenaustausch zwischen den angebundenen Datenpflegesystemen (= Backend) und weiter zu Portalen möglich. Die Südtiroler Antwort auf das Thema Schnittstellen heißt „AlpineBits“, ein offener Schnittstellenstandard, der von mehreren Südtiroler Agenturen speziell für den Tourismusbereich entwickelt wurde. AlpineBits ermöglicht den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und Plattformen, z. B. zur betriebseigenen Website, zu den regionalen Portalen suedtirol.info und Booking Südtirol und zu den daran angebundenen Regionen- und Angebotswebsites.
Channel Manager:
Der Channel Manager kommt ins Spiel, sobald Sie Ihre Zimmer auf mehreren internationalen Portalen online buchbar machen. Der Channel Manager versorgt alle Kanäle mit aktuellen Daten. Er ist der Datenlotse der Online Buchbarkeit und spielt verfügbare Zimmer gleichzeitig und zuverlässig an die angebundenen Buchungsportale aus. Umgekehrt blockiert der Channel Manager ein Zimmer, das gebucht wurde, automatisch auf allen angebundenen Verkaufskanälen. Machen Sie Ihr Haus hingegen ausschließlich über die eigene Website, regionale Portale wie suedtirol.info oder Booking Südtirol und/oder Regionen- und Angebotswebsites buchbar, übernehmen Schnittstellen den korrekten Datenfluss.
Buchungsportal, auch Buchungsplattform oder OTA (engl. für Online Travel Agency, dt. Online Reisebüro):
Buchungsportale sind ideal, um die Sichtbarkeit Ihres Hauses zu erhöhen, etwa in Randsaisonen sowie am überregionalen und am internationalen Markt. Meist stellen die Portale ein Datenpflegesystem zur Verfügung, in dem die Betriebe die buchungsrelevanten Daten bereitstellen. Es gibt lokale Buchungsportale wie Booking Südtirol und internationale Riesen wie booking.com, HRS, Expedia & CO. Fazit: Betriebe profitieren am meisten von der Online Buchbarkeit, wenn sie ihre Zimmer zugleich auf der eigenen Website und auf einem oder mehreren Buchungsportalen online buchbar machen.
Meta-Kanäle, auch Meta-Suchmaschinen:
Sind Vergleichsportale, welche Netzwerkeffekte nutzen. Sie ermöglichen den Vergleich von Angeboten verschiedener Buchungsportale und – sofern angebunden – der Betriebswebsite, indem sie die Suchergebnisse der verschiedenen Seiten durchforsten. Zur Buchung werden die User dann auf die einzelnen Buchungsportale oder direkt auf die Betriebswebsite weitergeleitet. Zu den Meta-Suchmaschinen gehören beispielsweise Trivago und Tripadvisor. Ebenso gilt Google mittlerweile als Meta-Kanal, indem über die Google Hotel Search-Angebote die Unterkünfte vergleichbar und durch Weiterleitung an die jeweiligen OTA’s oder die Betriebswebsite buchbar sind. Meta-Kanäle haben sich in den vergangenen Jahren zu Vertriebsplattformen weiterentwickelt und sind heute – neben Betriebswebsite und Buchungsportalen – wichtige Anlaufstellen für Reiseinteressierte, die online eine Unterkunft buchen wollen. Sie finanzieren sich durch Zahlungen der Buchungs-, Vergleichs- und Bewertungsportale über den Klickpreis.
Conversion:
Eine auf der Betriebswebsite abgeschickte Buchung wird als Conversion bezeichnet, d.h. der Buchungsvorgang auf der Website wurde abgeschlossen, nach der Eingabe und dem Absenden aller für die Reservierung erforderlicher Daten ist die Reservierung verbindlich. Ziel der Online Buchbarkeit ist es, die Conversion-Rate für Ihr Haus zu verbessern.
Jetzt geht’s zur Umsetzung
Mit diesen neun Begriffen haben Sie den Buchungsvorgang sprachlich im Griff. Weiter zur Tat? „Ein Betrieb, der online buchbar werden will, braucht als Erstes ein Gästeverwaltungstool. Das ist der Einstieg in die digitale Welt: ein Programm, in dem ich zentral Daten hinterlege, damit diese in digitalen Kanälen aufscheinen können“, sagt Hubert Unterweger, Direktor des LTS. Vor zwei Jahren entwickelte der LTS das Gästeverwaltungstool Tourist Manager speziell für kleine Betriebe. Zum Start in die digitale Welt geeignet sind auch das Gästeverwaltungsprogramm vom Roten Hahn oder das Hotelprogramm ASA Hotel light des HGV, ebenso wie Angebote privater Unternehmen. Unterweger: „Wichtig ist, mit dem digitalen Werkzeug vertraut zu werden. Nur so versteht man, was ein Betrieb braucht, und kann dann die beste Lösung finden.“