Nur wer hellsehen kann, weiß, wie die Zukunft wird. Reisewillige gehen auf Nummer sicher. Sie planen kurzfristig, buchen rasch und stornieren munter. Am einfachsten funktioniert das digital. In der Pandemie hat die Onlinebuchung endgültig alle anderen Formen der Reservierung abgehängt. Laut Reiseanalyse 2021 werden bei Urlaubsreisen ab 5 Tagen 49 Prozent der Unterkünfte online gebucht, bei Kurzurlauben sind es bereits 73 Prozent. Im persönlichen Gespräch suchen noch 31 Prozent der Reisenden ein Zimmer. Erwartungs-gemäß profitierten von dieser Entwicklung die mächtigen Buchungsportale, sie belegen in der Studie von SiteMinder, der führenden Plattform zur Kundengewinnung in der Hotelbranche, in den untersuchten 20 Reisezielen Platz eins bis vier. Auf Rang fünf jedoch folgen bereits die betriebseigenen Websites. In Österreich und Deutschland nahm die Hotelwebsite als Buchungsplattform zwischen April und Dezember 2021 sogar Platz 2 der meistgenutzten Vertriebskanäle ein.

Sichtbar werden: Online Buchbarkeit füllt die Betten in der Randsaison

Aufholbedarf für Südtirol. Knapp die Hälfte der Unterkünfte ist derzeit online buchbar, ein Bruchteil der Nächtigungen entfällt dabei auf die Buchungsportale: 2019 waren es laut Eurostat knapp 7 Prozent, gegenüber 13 Prozent in Tirol und 23 Prozent im Trentino. Meistens buchen die Reisenden Südtirol direkt und provisionsfrei über die Betriebswebsite. „Das ist erfreulich, weil es für Gäste wie Betriebe der günstigste Verkaufskanal ist“, sagt Marlies Andergassen, stellvertretende Leiterin der Abteilung IT/Online Marketing im Hoteliers- und Gastwirteverband (HGV). Gleichzeitig gibt es Gründe, warum Buchungsportale als zusätzliche Kanäle genutzt werden können: „Booking.com und Co bieten internationale Sichtbarkeit. In den Randsaisonen kann das kurzfristig genutzt werden, um Lücken zu füllen.“ Online Buchbarkeit ist also die Voraussetzung für eine beständige Auslastung der Südtiroler Unterkunftsbetriebe: „Alle wollen ein volles Haus. Über ein digitales Buchungssystem werden auch in der Nebensaison Zimmer verkauft“, bestätigt Andergassen.

Digitale Gästekarte ab Wintersaison 2022/23: So steigen Neulinge in die digitale Welt ein.

In Südtirol ist ein Datum rot markiert. In der Wintersaison 2022/23 startet die digitale Gästekarte, für Reisende das Ticket zum personalisierten Südtirol-Erlebnis. Unterkunftsbetriebe, die die Gästekarte aktivieren wollen, brauchen dazu ein Gästeverwaltungsprogramm, z. B. Touristmanager (LTS), ASA light (HGV), das Gästeverwaltungsprogramm des Roten Hahn oder anderer Anbieter. Damit betreten auch Betriebe, die derzeit mit Papier und Bleistift arbeiten, die digitale Welt. Heute die digitale Übermittlung der Gästedaten, morgen die Online Buchbarkeit über die Betriebswebsite oder eine Buchungsplattform. Die Zufahrten zur Datenautobahn sind angelegt.

Online Buchbarkeit ist einfach: Vertrauen Sie dem Datenverwaltungsprogramm.

Das A & O der Online Buchbarkeit sind – wie beim Gästeverwaltungsprogramm – die Daten, die vom Betrieb hinterlegt und gepflegt werden: Preise, Zimmerdetails, Leistungen, ebenso Verfügbarkeiten, da z. B. zu den Onlinebuchungen auch offline Buchungen eingehen. Einfach gelingt das, wenn Daten nur einmal in einem System hinterlegt werden müssen und über Schnittstellen zwischen den Systemen ausgetauscht und aktualisiert werden. Während über das Buchungswidget direkte provisionsfreie Buchungen eingehen, sind für Buchungen über Buchungsportale meist Vermittlungsprovisionen fällig. Moderne Buchungstools sind selbst für Kleinstbetriebe kostengünstig und überschaubar. So beruhigt die HGV-Expertin Andergassen: „Buchungssysteme klingen in der Theorie komplizierter als sie es in der Praxis sind.“ In der Regel wird beim Kauf eines Buchungssystems auch ein Rundum-Support mitgeliefert. Es ist also schwer, sich im digitalen Dschungel zu verirren.

Schutz vor Doppelbuchungen: Die Kunst der Datenpflege

Unterkunftsbetriebe, die ein Buchungssystem verwenden, müssen vor allem darauf achten: die Datenpflege. Online Buchbarkeit funktioniert, wenn Daten wie Kalender, Zimmer, Preise etc. in Echtzeit synchronisiert werden. „Wenn Daten nicht aktuell sind, kann es zu Überbuchung kommen, und das führt zu Stress im Betrieb und zu Ärger bei den Gästen“, warnt Marlies Andergassen. Einen eigenen Channel Manager empfiehlt die Expertin, sobald ein Betrieb Zimmer in mehreren Kanälen online buchbar macht. Der Channel Manager spielt verfügbare Zimmer gleichzeitig und zuverlässig an alle angebundenen Verkaufskanäle aus. Umgekehrt blockiert der Channel Manager die gebuchten Einheiten automatisch im System.

Das Gleichgewicht: Online buchbar werden mit allen Vorteilen für Gast und Betrieb

Bleibt die Sache mit den Kosten. Die Buchungsportale sind mächtig und ungeliebt. Viele Tourismusbetriebe akzeptieren ihre Bedingungen mit zusammengebissenen Zähnen. Provisionen von 15 oder 20 Prozent trüben die Freude am Geschäft. Gleichzeitig verspricht ein intelligenter Kompromiss die beste Aussicht auf Erfolg. So empfiehlt Marlies Andergassen, die Zimmer auf einem Buchungsportal teurer zu verkaufen als auf der eigenen Website, den Aufschlag also in den Preis einzurechnen, und gleichzeitig in der Hauptsaison weniger Zimmer auf den großen Portalen freizuschalten. Damit wird die Direktbuchung auf der Website des Betriebs angekurbelt. „Das wäre optimal“, sagt Andergassen.